Todos os envelopes que não contenham informações administrativas deverão ter uma palavra-chave definida pela empresa. Esta palavra-chave é utilizada para criptografar arquivos no navegador antes de enviá-los e é necessária a repetição, bem como o download obrigatório de um arquivo que inclua todas as palavras-chave definidas, para permitir o fechamento da oferta.
É muito importante ter a guarda dessas palavras-chave, pois uma vez decorrido o prazo de envio, elas serão exigidas pela entidade contratante.
A palavra-chave deve ter entre 8 e 32 caracteres e deve conter pelo menos um caractere de cada um dos seguintes grupos: caracteres numéricos, alfabéticos e especiais (*, +, $, &, #, @, -, !, %, ^, *, ;, (, ), {, }, [, ], <,
>, ?, /,_).